Cuando hablamos de onboarding, nos referimos a la gestión de la experiencia de
ingreso de un/a nuevo/a trabajador/a a la empresa. La idea es darles las bienvenida
a su nuevo cargo, brindándoles más detalles de la cultura corporativa, presentarles
al resto de integrantes y sentar las bases para una colaboración exitosa. Además,
será el momento en que la persona recién llegada se familiariza con las
herramientas, protocolos e información que necesitará para cumplir con sus
labores.

¡Ojo! No hay que confundir onboarding con el proceso de inducción. Aunque estas
palabras parecieran compartir significados, cada uno se enfoca en aspectos
distintos del proceso de selección y reclutamiento:

El onboarding tiene un enfoque holístico que va más allá de aprender sobre el cargo durante los primeros días de trabajo. Es un acompañamiento que ayuda a la persona recién llegada para adaptarse a la cultura de tu organización y moldear sus expectativas de qué se necesita para desempeñar su rol, cubriendo distintos procesos.

La inducción se refiere casi exclusivamente a la realización de un programa común para todos los empleados, con el fin de informarles sobre protocolos o lineamientos asociados a la organización. Suele ser de corta duración y de carácter general, por lo que no contempla otros procesos de integración como sí lo hace el onboarding.

Tipos de onboarding

Sabiendo que cada organización se sitúa en distintas circunstancias, existen tres
formas de enfrentar el proceso según el presupuesto disponible, los
requerimientos únicos del negocio y disponibilidad de talento senior para el apoyo del onboarding:

• On-the-job training: consiste en el entrenamiento en un escenario real de
  trabajo o uno cercano a tal, con un enfoque práctico en enseñar cuáles son
  las herramientas o conocimientos que la persona necesitará para
  desempeñar su cargo. Son guiados por un supervisor o líder que,
  idealmente, hará un acompañamiento del proceso hasta que se cumplan las
  tareas. Otra alternativa al on-the-job training es el job shadowing: aquí el
  talento junior recién ingresado sigue a una persona para ver in situ cómo
  desempeña sus tareas. Sin embargo, corre el riesgo de ser un proceso
  desorganizado y mostrar resultados impredecibles dependiendo de qué
  área de la empresa lo realice.
• Onboarding in house: aquí la compañía se encarga de diseñar un programa
  donde se le da la introducción y acompañamiento al talento recién llegado.
  Esta opción permite personalizar la experiencia según el departamento,
  fomenta el engagement a la cultura corporativa, y reduce las probabilidades
  de causar frustración en las personas recién llegadas ante la falta de
  información. Con esta opción es necesario considerar que se deben localizar
  horas de talento senior para este propósito, lo que podría retrasar otros
  flujos de trabajo.
• Programa de onboarding acompañado por partner especialista: en esta
  opción la compañía contrata a un tercero especializado en onboarding para
  colaborar en la creación de un programa. Aquí existe una optimización de
  los tiempos y recursos necesarios para el proceso, además de presentar
  gran potencial de escalabilidad. Es importante que, para realizar este
  formato de onboarding, se debe revisar el presupuesto disponible para la
  implementación.

¿Qué pasa con el onboarding digital?

El estudio State of Remote Work 2022 de Owl Labs mostró que el 42% de las
personas encuestadas prefiere trabajar de forma remota, comparándose con un
34% de preferencias mostradas en el mismo estudio durante el 2021. En un
contexto donde muchas empresas digitalizaron sus operaciones como respuesta a
la pandemia, en la actualidad se hace muy necesario planificar un onboarding digital
que incentive la participación, comunicación e integración del nuevo talento a la
organización.

En Laboratoria, respondiendo al contexto mundial y latinoamericano de la
pandemia COVID-19 combinados con desafíos propios de la industria tech, hemos
llevado a cabo procesos de onboarding 100% remotos con nuestros talentos.
Lorena Jacobo, nuestra People & Culture Manager en Laboratoria, comenta:

“En los tres años que llevamos haciendo procesos de onboarding remotos en Laboratoria hemos encontrado que lo más valioso para las personas que se están uniendo a nuestro equipo es contar con información clara sobre nuestra cultura, historia y objetivos antes de comenzar su primer día.
Al contar con esta información desde el inicio, quienes se integran a trabajar a la organización pueden comenzar con expectativas claras sobre su rol y tener un conocimiento más profundo a través de un documento personalizado y con todos los detalles de su área. Usamos herramientas tecnológicas durante todo el proceso, por ejemplo la información de onboarding la generamos en la herramienta no-code llamada Coda, además nos apalancamos de herramientas clave para la comunicación en el trabajo remoto como lo son Zoom y Slack. Para nosotras es importante mantener siempre una comunicación constante y asegurarnos que tengan todo lo necesario para desempeñar su trabajo en remoto. También buscamos tener dinámicas de bonding entre equipos cuando se une alguien nuevo/a para que, a pesar de la distancia, las nuevas personas a quienes llamamos “Laboratorians”, sientan siempre nuestra compañía y que estamos a su lado en cada paso”.

Considerando que el objetivo principal del onboarding es generar una integración
armoniosa del nuevo talento a la organización, el escenario digital demanda las
siguientes consideraciones:

1. Agiliza la creación de cuentas y correo electrónico con el fin de asegurar una llegada sin contratiempos. Asegúrate de que la persona sea agregada a las plataformas y canales de comunicación usados en la empresa, además de indicarle los medios disponibles para que canalicen sus dudas o inquietudes.

2. Traduce prácticas tradicionales al entorno digital, ya sea invitando a videollamadas con el resto del equipo para realizar introducciones o enviar un kit de bienvenida al domicilio con productos de la empresa. De esta manera, no se pierde el elemento humano y la persona recién llegada podrá sentirse apreciada generando un sentido de pertenencia desde el primer momento.

3. Recuerda organizar reuniones individuales con personas en puestos de liderazgo, con el fin de que reconozcan quiénes están a cargo de crear y guiar a la empresa hacia sus objetivos de negocio. Una introducción de este tipo se hace tan necesaria como la realizada con los otros miembros del equipo, ya que de esta manera la persona podrá ponerle rostro a cargos que, de no existir introducción, se verán lejanos o robóticos.

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