En nuestra experiencia trabajando remoto y presencial, hemos aprendido que la base de cualquier forma de trabajo es la alta confianza y empoderamiento a los Laboratorians (así se llaman todo/as aquellos/as que trabajan o estudian en Laboratoria) con la esencia de nuestra cultura como organización siempre presente: la aspiración insaciable a la mejora continua y al aprendizaje.

Al contar con 6 sedes en 5 países y un equipo regional, el trabajo remoto es parte de nuestra forma y cultura de trabajo, lo vivimos en el día a día, y aunque quizás nos faltan muchos aprendizajes aún, son nuestros valores como Laboratorians los que nos ayudan a desarrollarlo día a día. Algunos de ellos son: la excelencia, el accountability, la confianza, el autoaprendizaje, trabajar y aprender en la incertidumbre, adaptación al cambio, entre otros.

En el contexto actual, de cuarentena obligatoria en algunos países, nos ha tocado aplicar algunos de los aprendizajes sobre el trabajo remoto. Pero más aún, nos está tocando aprender muchísimo más de cómo lidiar con el trabajo remoto en tiempos de muchísima incertidumbre.

En este artículo quería relatar algunos de los mitos más comunes que algunos colaboradores, líderes y organizaciones todavía tienen sobre el trabajo remoto, y cómo desde Laboratoria tratamos de derribarlos en nuestro día a día, y más aún en este escenario del COVID-19.

Mito #1: “Los colaboradores serán menos productivos”

Se asume que una persona que trabaja de manera remota tiene como resultado menor productividad, ya sea porque no siente la presión de su líder o del equipo, se distrae más fácilmente o por el simple hecho de no estar en el espacio de trabajo presencialmente. Sin embargo, un estudio del Harvard Business Review reveló que las empresas presentaron un crecimiento de 13.5% en su productividad después de haber permitido el trabajo remoto. Las respuestas de la encuesta y la data recogida del estudio señalan que, en comparación a los colaboradores que trabajaron desde la oficina, los que realizaron trabajo remoto no sólo se mostraron más felices, sino también más productivos. 

Las personas que trabajan de manera remota suelen tener menos distracciones e interrupciones y así terminan sus tareas en menor tiempo. En el contexto del COVID-19, quizás eso no sea tan cierto para todos y todas. Al tener una crisis sanitaria presente y a nuestros hijos e hijas dentro de casa, quizás sea un poco más difícil trabajar. Sin embargo, es aquí donde debe prevalecer la confianza, hacia nuestros líderes y colaboradores. 

Desde el liderazgo, es clave minimizar el micro-management e impulsar el trabajo en equipo de manera ágil. Este es un contexto donde puedes aprovechar a retar a tu equipo, establecer prioridades y el norte hacia donde deben ir y dejarlos hacer. 

Desde el colaborador, es importante encontrar las maneras de visibilizar sus tareas y mantenerse conectados en las herramientas de comunicación de la organización. En estos días, también se ofrece y se pide mucha ayuda a los demás, puesto que todos y todas estamos pasando por un momento difícil, donde nuestro vínculo como personas será lo que nos llevará adelante.

Algunas maneras en que los Laboratorians tangibilizan su productividad, es usando herramientas como Trello donde visibilizan su trabajo en un tablero de tareas; o siempre están comentando, pidiendo feedback de su trabajo o disponibilizando su información a través de herramientas como Slack (chat corporativo), o Google Docs.

Mito #2: “La comunicación se ve afectada”

Se piensa que por trabajar remoto, la calidad de la comunicación se ve afectada o disminuye porque no es cara a cara. No obstante, hoy existen varias herramientas que permiten una comunicación continua entre colaboradores, líderes y equipos sin afectar la productividad del trabajo. No solo teniendo un norte claro y las prioridades definidas por los líderes, sino también estableciendo canales de comunicación más allá del correo o video conferencias (ej. Zoom) para facilitar la comunicación en todos los niveles de una empresa de manera fluida.

Por ejemplo, en Laboratoria utilizamos Slack y creamos canales para los distintos proyectos y equipos, así mantenemos la comunicación organizada y al día. Además, establecemos las prioridades y objetivos de la semana en estos canales y comunicamos los avances de nuestro trabajo. En el trabajo remoto, la comunicación continua entre los colaboradores es clave para la generación de confianza y transparencia en la empresa. 

En un formato remoto, y más aún en este contexto, asegúrate que la comunicación no solo sea para temas laborales. Es muy importante crear un vínculo genuino con tu equipo, entender sus necesidades y ver cómo entre todos se pueden ayudar. No todas las personas pasan de la misma manera una situación difícil, y este es un momento en que el equipo se debe integrar y ayudarse.

Además, te recomendamos hacer comunicaciones constantes sobre la situación del COVID-19 en tu país, qué recomienda la organización sobre ello, y cómo los canales están abiertos si es que alguien solo necesita conversar acerca del tema.

Fuente: Slack

Mito #3: “No se puede contactar a los colaboradores en el momento”

Este mito es muy común; no se puede contactar a los colaboradores en el momento que se necesita. Si bien la inmediatez de la oficina es difícil de reemplazar, esto no significa que por trabajar remoto estamos fuera de contacto. En el trabajo remoto establecemos horarios de oficina donde el equipo trabaja dentro de esas horas estándar, adaptándolas a la situación de cada colaborador. Es importante asegurarse de tener las expectativas claras entre líderes y colaboradores sobre los horarios del trabajo remoto y las horas en las que se espera que nos comuniquemos y las horas que no.

En una encuesta realizada por TINYpulse sobre la satisfacción y la productividad de los colaboradores en trabajo remoto, 52% señaló contactarse con su líder por lo menos 1 vez al día. A pesar de no tener el feedback presencialmente, 92% señaló que estaban felices y satisfechos en la forma que lo recibían (correo, digital, teleconferencias, mensajes etc.). Las respuestas muestran que no necesariamente es una cuestión de cómo o cuándo nos contactamos con nuestros líderes o colaboradores: una gestión, comunicación y feedback efectivos pueden ocurrir incluso en formas que normalmente no consideramos, como en remoto.

En Laboratoria creemos que es mejor dar contexto que ejercer control. En lugar de dar instrucciones específicas preferimos invertir tiempo y esfuerzo en comunicar el “qué” y el “por qué” de las cosas, y dejamos que cada equipo defina el “cómo”. Esto nos permite tener ideas más diversas, pues no proviene de una sola fuente.

En resumen, no tienes que contactar a tu equipo todo el tiempo para saber qué están haciendo. Organícense con reuniones cortas y diarias donde definan el “qué” y dales la oportunidad de demostrar el cómo lo pueden hacer. Los líderes deben estar ahí para ofrecer ayuda y poder facilitar el cómo, más no controlarlo.

Además, en estos días donde algunos países pasan por cuarentena obligatoria, es muy común que las personas separen horas de su agenda para hacer las labores del hogar. Agendar estas labores en el calendario y ser transparente con la organización, es una buena manera de empatizar, pues las personas entenderán que en ese espacio en particular no te podrá atender, pero no significa que "está vagando".

Mito #4: “No hay reuniones efectivas”

Con el trabajo remoto, existe el mito de que no hay reuniones efectivas al no ser presenciales. Sin embargo, este mito también puede ocurrir en reuniones presenciales, nuestra sugerencia siempre es:

• Definir el objetivo de la reunión, ¿qué resultado debe tener?
• Definir quién liderará cada parte de la reunión y cederá la palabra a los otros participantes en cada parte/segmento de la reunión.
• Hacer una agenda de la reunión y definir los tiempos.
• Definir un moderador que lleva el avance de la reunión y se encarga de los tiempos.
• Cada etapa de la reunión termina con una reflexión (dependiendo de lo importante que sea el tema tocado, puede durar 5 minutos o más).
• El moderador se asegura que: se cierren los temas en el tiempo predeterminado, notifica cuando se está acercando al fin del tiempo para cierto tema y dice "hasta acá llegamos " cuando se ha llegado al final.
• Todos los participantes deben tener las cámaras prendidas.

PRO TIP: Verifica si realmente vale la pena hacer una reunión, o si es un tema de conversación que se puede discutir en una llamada rápida, canal de slack o chat corporativo.

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