Como a cultura derruba os mitos do trabalho remoto? (Parte 1)

Em nossa experiência trabalhando remota e presencialmente, aprendemos que a base de qualquer trabalho está em uma elevada dose de confiança e empoderamento dos Laboratorians (é assim que são chamadas todas as pessoas que trabalham ou estudam na Laboratória) aliada à essência da nossa cultura: a busca insaciável pela melhoria contínua e o aprendizado.

Com 6 centros em 5 países e uma equipe regional, o trabalho remoto faz parte de como trabalhamos e da nossa cultura. Vivemos isso em nosso dia a dia, e ainda que tenhamos muito o que aprender, são nossos valores como Laboratorians que nos ajudam em nosso progresso cotidiano. Alguns desses valores são: excelência, accountability, confiança, autoaprendizagem, trabalho e aprendizado em meio à incerteza, adaptação à mudança, dentre outros.

No contexto atual, com a quarentena obrigatória em alguns países, tivemos que colocar em prática alguns dos aprendizados sobre o trabalho remoto. Mais do que nunca, é hora de aprendermos mais ainda sobre como lidar com o trabalho remoto em tempos de grande incerteza.

Neste artigo, gostaria de relatar alguns dos mitos mais comuns que alguns colaboradores, líderes e organizações ainda têm sobre o trabalho remoto, e como aqui na Laboratória fazemos questão de derrubá-los em nosso dia a dia, especialmente neste cenário de COVID-19.

Mito nº 1: "Os colaboradores serão menos produtivos"

Presume-se que uma pessoa que trabalha remotamente seja menos produtiva, seja por não sentir a pressão de seu líder ou equipe, por se distrair mais facilmente ou pelo simples fato de não estar no local em que o trabalho é realizado presencialmente. No entanto, um estudo da Harvard Business Review revelou que as empresas apresentaram um crescimento de 13,5% em sua produtividade depois de liberar o trabalho remoto. As respostas da pesquisa e os dados coletados do estudo indicam que, em comparação com colaboradores que trabalham no escritório, os que realizaram trabalho remoto não somente se mostraram mais felizes, mas também mais produtivos. 

As pessoas que trabalham remotamente tendem a ter menos distrações e interrupções e por isso terminam suas tarefas em menos tempo. No cenário da COVID-19, talvez isso não seja verdade para todas as pessoas. Diante desta crise de saúde pública e com nossos filhos e filhas em casa, pode ser um pouco mais difícil de trabalhar. No entanto, é aqui que a confiança deve prevalecer.

É fundamental que a liderança minimize o microgerenciamento e promova o trabalho em equipe de maneira ágil. É neste contexto que você pode aproveitar para desafiar a sua equipe, definir prioridades e a direção que devem seguir, e deixá-los agir. 

É importante que os colaboradores encontrem maneiras de tornar as suas tarefas visíveis, mantendo-se conectados às ferramentas de comunicação da organização. Em tempos como este, também é necessário oferecer e pedir ajuda aos demais, já que todos nós estamos passando por um momento difícil, no qual nosso vínculo pessoal será o que nos levará adiante.

Uma das formas como os Laboratorians mostram sua produtividade é o uso de ferramentas como o Trello, tornando seu trabalho visível em um quadro de tarefas, fazendo comentários, pedindo feedbacks sobre suas entregas ou disponibilizando informações por meio de ferramentas como o Slack (chat corporativo) ou o Google Docs.

Mito nº 2: "A comunicação é afetada"

Acredita-se que, trabalhando remotamente, a qualidade da comunicação será afetada ou diminuída por não estar sendo feita presencialmente. No entanto, hoje existem diversas ferramentas que permitem a comunicação contínua entre colaboradores, líderes e equipes sem afetar a produtividade do trabalho. Além de ter uma direção clara e prioridades definidas pelos líderes, também é necessário estabelecer canais de comunicação além dos e-mails e das videoconferências (como Zoom) para facilitar a comunicação em todos os níveis de uma empresa de forma fluida.

Por exemplo, na Laboratória usamos o Slack e criamos canais para diferentes projetos e equipes, assim mantemos a comunicação organizada e atualizada. Além disso, definimos as prioridades e metas da semana nesses canais, comunicando o andamento de nossas atividades. No trabalho remoto, a comunicação contínua entre os colaboradores é fundamental para a construção da confiança e transparência dentro da empresa. 

Nesse formato, e especialmente neste contexto, certifique-se de que a comunicação não seja feita apenas para questões de trabalho. É muito importante criar um vínculo genuíno com sua equipe, entender suas necessidades e como todos podem se ajudar. Nem todo mundo se comporta do mesmo jeito em uma situação difícil, e em um momento como este a equipe deve estar integrada e se ajudando mutuamente.

Recomendamos ainda realizar comunicados constantes sobre a situação da COVID-19 em seu país, destacando o que a organização recomenda acerca disso. Também é importante reforçar que os canais de comunicação estão abertos caso alguém precise falar a respeito disso.

Fonte: Slack

Mito nº 3: "Não é possível entrar em contato com os colaboradores instantaneamente"

Este mito é bem comum: a organização não vai conseguir entrar em contato com os colaboradores no momento em que for necessário. Embora o imediatismo do ambiente do escritório seja difícil de substituir, isso não significa que trabalhando remotamente estaremos fora de alcance. No trabalho remoto, definimos horários de expediente e a equipe trabalha dentro desses horários padrão, adaptando-os à situação de cada colaborador. É importante que as expectativas sejam claras entre líderes e colaboradores sobre os horários de trabalho remoto, os horários disponíveis para comunicação e os não disponíveis.

Em uma pesquisa realizada pela TINYpulse sobre a satisfação e a produtividade dos colaboradores no trabalho remoto, 52% relataram entrar em contato com seu líder pelo menos uma vez ao dia. Apesar de não obterem o feedback pessoalmente, 92% afirmaram que estavam felizes e satisfeitos com a forma que o recebiam (correio, e-mail, teleconferências, mensagens etc.). Os resultados mostram que não é necessariamente uma questão de como ou quando entramos em contato com nossos líderes ou colaboradores: a gestão, a comunicação e os feedbacks eficazes podem ocorrer de maneiras que normalmente não consideramos normalmente, como a remota.

Na Laboratória, acreditamos que é melhor oferecer condições do que exercer controle. Em vez de dar instruções específicas, preferimos investir tempo e esforço para comunicar o "quê" e o "por quê" das coisas, e deixamos que cada equipe defina o "como". Isso nos permite ter ideias mais diversificadas, porque elas não vêm de uma única fonte.

Resumindo, você não precisa entrar em contato com sua equipe o tempo todo para saber o que estão fazendo. Organize-se com reuniões curtas e diárias onde você define o "quê" e dê à sua equipe a oportunidade de demonstrar como podem fazer acontecer. Os líderes devem estar disponíveis para oferecer ajuda e facilitar o "como", em vez de exercer controle.

Além disso, na situação atual, em que alguns países estão passando pela quarentena obrigatória, é muito comum que as pessoas separem parte de seu tempo para os afazeres domésticos. Organizar essas tarefas no calendário e ser transparente com a organização é uma boa maneira de demonstrar empatia, pois os demais entenderão que, nesse período específico, a pessoa não estará disponível, mas isso não significa que que "está ociosa".

Mito nº 4: "As reuniões não serão produtivas"

Com o trabalho remoto, há um mito de que não há reuniões produtivas quando elas não são presenciais. Mas a improdutividade também pode acontecer em reuniões presenciais. Nossa sugestão é sempre:

• Definir o propósito da reunião: que resultado ela deve ter?
• Definir quem conduzirá cada parte da reunião e dará a palavra aos demais participantes em cada parte ou segmento dela.
• Criar uma pauta para a reunião e definir o tempo para cada tópico.
• Escolher um moderador que conduza o progresso da reunião e administre o tempo.
• Cada etapa da reunião deverá terminar com uma reflexão (dependendo da importância do tema tratado, deve ter uma duração de 5 minutos ou mais).
• O moderador deve garantir que os tópicos sejam encerrados no tempo pré-determinado, indicando quando o tempo de um determinado tópico está terminando, e quando chegar ao fim da reunião, fazer a consideração final.
• Todos os participantes devem estar com as câmeras ligadas.

FICA A DICA: Verifique se realmente vale a pena fazer uma reunião ou se o assunto pode ser discutido em uma chamada rápida, canal do Slack ou bate-papo corporativo.

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